Z dniem 13 października 2022 r. wejdą w życie nowe przepisy regulujące działanie rad nadzorczych spółek kapitałowych. Będą one miały fundamentalne znaczenie dla sytuacji członków tych organów, sposobu sprawowania ich funkcji i odpowiedzialności z tym związanej. Wywołują one także potrzebę refleksji wspólników (akcjonariuszy) nad sposobem dostosowania działania spółki do wprowadzonych zmian.
Obowiązki i odpowiedzialność członków rad nadzorczych
Po wejściu w życie znowelizowanych przepisów nie powinno być wątpliwości, że dołożenie należytej staranności przy sprawowaniu swojej funkcji jest odrębnym obowiązkiem członków rad nadzorczych. Chodzi przy tym o podwyższoną staranność odpowiednią do zawodowego charakteru tej funkcji. Nowe przepisy wyraźnie wskazują też na obowiązek lojalności członków rady nadzorczej wobec spółki. Naruszenie tych obowiązków przez członka rady nadzorczej będzie mogło być podstawą jego odpowiedzialności wobec spółki, nawet jeżeli nie zostały naruszone żadne inne przepisy prawa lub postanowienia umowy (statutu) spółki. Do tej pory było to przedmiotem sporów.
Jednocześnie ustawodawca uelastycznił odpowiedzialność członków organów spółki poprzez wyraźne uregulowanie tzw. business judgment rule. Nowe przepisy zwalniają członka rady nadzorczej od odpowiedzialności wobec spółki za wyrządzoną spółce szkodę, jeżeli tylko działał on lojalnie wobec spółki i w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. To uzasadnione ryzyko ma być oceniane z uwzględnieniem informacji, analiz i opinii, których zasięgnięcia w danym wypadku można było oczekiwać.
Obie zmiany mają duże znaczenie dla sposobu działania rad nadzorczych i ich poszczególnych członków. Wzmagają one potrzebę poprzedzenia podejmowania decyzji zgromadzeniem odpowiedniego materiału i należytego udokumentowania tego procesu.
Pozyskiwanie dokumentów i informacji przez radę nadzorczą
Rozszerzeniu ulegnie krąg osób, od których rada nadzorcza będzie mogła żądać przedstawienia dokumentów i informacji. Oprócz członków zarządu oraz pracowników spółki do ich przekazywania zobowiązani będą również prokurenci, a także osoby regularnie wykonujące na rzecz spółki czynności na innych podstawach niż umowa o pracę. Nowe przepisy przewidują dwutygodniowy termin na wykonanie żądania rady nadzorczej w tym zakresie.
Dodatkowo w spółkach akcyjnych zarządy będą zobligowane do przedstawienia szeregu informacji bez odrębnego wezwania ze strony rady nadzorczej. Będzie to dotyczyło w szczególności uchwał zarządu, a także okoliczności istotnych dla spółki lub jej majątku. Obowiązek ten może być wyłączony lub ograniczony statutem spółki. Można obawiać się, że tam gdzie takiego wyłączenia nie będzie, zarząd spółki – dla swojego bezpieczeństwa – będzie miał pokusę przekazywania radzie nadzorczej jak największej ilość informacji, niezależnie od ich prawdziwej wagi. Może to znacznie utrudnić sprawowanie nadzoru.
Możliwość powołania doradcy rady nadzorczej
Uznając, że sprawowanie nadzoru wymaga wiedzy specjalistycznej, której nie można zawsze oczekiwać od członków rady nadzorczej, ustawodawca wprowadził instytucję doradcy rady nadzorczej. Doradcą będzie podmiot, któremu rada nadzorcza, działając w imieniu spółki, będzie mogła zlecić zbadanie określonej sprawy, sporządzenie analizy lub opinii. Co istotne dla wykonywania nadzoru, do powołania doradcy nie będzie potrzebna zgoda czy nawet wiedza kontrolowanego zarządu spółki.
Funkcjonowanie tej instytucji w danej spółce będzie jednak zależało od samych wspólników (akcjonariuszy). W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zatrudnienie doradcy przez samą radę nadzorczą będzie bowiem wymagało wprowadzenia odpowiedniego zapisu do umowy spółki (opt in). W spółce akcyjnej zaś możliwość taka będzie mogła zostać ograniczona lub wyłączona w statucie (opt out).
Sposób działania rad nadzorczych i rola przewodniczącego
Nowe przepisy wyraźnie regulują rolę przewodniczącego rady nadzorczej. Będzie on ustawowo zobowiązany do kierowania i należytego organizowania prac rady nadzorczej, w tym jej zwoływania w uzasadnionych przypadkach. Zwołanie będzie następowało w drodze zaproszeń, których minimalną treść określają znowelizowane przepisy, wymieniające w szczególności czas i miejsce posiedzenia oraz jego porządek.
Dopuszczono możliwość podejmowania uchwał rady nadzorczej w sprawach nieobjętych porządkiem obrad wskazanym w zaproszeniach. Możliwość taka nie będzie przy tym zależała od obecności wszystkich członków rady na posiedzeniu. Tylko członkowie obecni na posiedzeniu będą mogli sprzeciwić się podjęciu uchwały w sprawie nie objętej porządkiem obrad. Członkowie rady nadzorczej, którzy z jakichkolwiek powodów nie wzięli udziału posiedzeniu, mogą być zaskoczeni podjęciem pod ich nieobecność uchwał w sprawach nieujętych w przedstawionym im porządku obrad. Możliwość podjęcia uchwały w sprawie nie objętej porządkiem obrad będzie mogła być wyłączona w umowie (statucie) spółki.
Na nowo uregulowano częstotliwość posiedzeń rad nadzorczych. Ustalono, że powinny się one odbywać nie rzadziej niż raz na kwartał.
W zmienionych przepisach wskazano także minimalną treść protokołów posiedzeń rady nadzorczej. Powinny one wskazywać w szczególności podejmowane uchwały, osoby obecne na posiedzeniu, wyniki poszczególnych głosowań oraz zdania odrębne zgłoszone w trakcie posiedzenia.
Obowiązek corocznego sporządzania sprawozdania z działalności rady nadzorczej
Nowelizacja wprowadza obowiązek rady nadzorczej corocznego sporządzania pisemnej informacji o działalności rady nadzorczej i przedstawiania jej wspólnikom (akcjonariuszom). W spółkach akcyjnych przewidziana została minimalna treść takiego sprawozdania. Powinno ono zawierać w szczególności ocenę sytuacji spółki oraz wykonywania przez zarząd obowiązków umożliwiających sprawowanie nadzoru. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością decyzję co do minimalnej treści sprawozdania pozostawiono wspólnikom, a w braku decyzji wspólników samym radom nadzorczym.
Zgoda na dokonywanie transakcji z podmiotami powiązanymi
W spółkach akcyjnych zgoda rady nadzorczej będzie wymagana do dokonania transakcji z powiązaną spółką, jeżeli wartość tej transakcji zsumowanej z innymi transakcjami zawartymi z tą samą spółką powiązaną w okresie roku obrotowego będzie przekraczała 10% sumy aktywów danej spółki akcyjnej. Zarząd będzie zobowiązany do przedstawienia radzie nadzorczej wskazanych w ustawie informacji mających znaczenie dla decyzji rady nadzorczej w sprawie wyrażenia zgody. Statut spółki może uchylić wymóg zgody rady nadzorczej dla takiej czynności.
Opisany tutaj obowiązek nie będzie miał zastosowania do spółek notowanych na rynku regulowanym. Podobnie nie będzie on znajdował zastosowania do tych spółek, które zdecydowały się działać w ramach tak zwanych grup spółek. Regulacja umożliwiające łączenie spółek z danej grupy kapitałowej w grupy spółek wchodzi w życie z tym samym dniem co zmiany dotyczące nadzoru.
Udział biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej
Od 13 października 2013 r. rady nadzorcze będą zobowiązane zawiadamiać kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadził ustawowo wymagane badanie sprawozdania finansowego, o posiedzeniu poświęconym ocenie tego sprawozdania. Same spółki zaś będą zobowiązane zapewnić udział tego biegłego rewidenta, ewentualnie innego przedstawiciela firmy audytorskiej, w takim posiedzeniu celem przedstawiania radzie nadzorczej niezbędnych wyjaśnień. Oznacza to w praktyce potrzebę wprowadzenia do umów o badanie sprawozdania finansowego postanowień zobowiązujących biegłych rewidentów do udziału w takim posiedzeniu.
Powyżej przedstawiono jedynie najważniejsze z wchodzących w życie zmian w zakresie funkcjonowania rad nadzorczych. Niewątpliwie powodują one potrzebę przeanalizowania dokumentów korporacyjnych pod kątem ich dostosowania do nowych regulacji (umowy spółki, statuty, regulaminy). Dostosowania do nowych zasad wymagać będzie również praktyka wykonywania funkcji członków rad nadzorczych.
