The impact of rising costs on the remuneration of contractors under contractor

The sharp rise in the prices of goods and services has been a hot topic recently. This problem, which was already apparent last year, has been compounded by the effects of the Russian aggression against Ukraine. Certain fluctuations, and even the decreases in the prices of some goods, seen in recent weeks certainly do not solve this problem. It is of particular importance in the case of contracts concluded for a long period of time or well in advance. This is because in these cases, the differences between the contractor’s initial calculations and the actual costs are the biggest. Below, we highlight some issues that parties to construction and specific work contracts should be aware of in this regard.

When is a contract a contract for specific work?

Although contracts for specific work are one of the most common types of contract under Polish law, this notion is rarely used in everyday language. Much more frequently, contracts of this type are defined by reference to the specific works to be performed, e.g. a contract for renovation or a contract for design works. In legal terms, such contracts most often constitute a single type of contract, in which the contractor is obliged to achieve a specific result, be it tangible or intangible, in return for payment of remuneration. The result must be sufficiently determined to make it possible to establish whether it has been achieved, and whether it has defects. In addition to the examples indicated above, the work that is the subject matter of a specific work contract may be the preparation of an expert opinion or tests, the installation or maintenance of equipment, etc.

A construction contract is a type of contract very similar to a contract for specific works, however with the essential difference that it concerns the construction or renovation of a building. That difference translates to slightly modified regulations.

There is no direct impact of a cost increase on remuneration

In the absence of separate contractual provisions, an increase in the cost of performing a contract does not translate into a change in the terms of the contract, in particular an increase in remuneration. This applies both to contracts in which remuneration is specified as a lump sum, and those in which the basis for the final determination of the remuneration is a cost estimate. A significant increase in costs often leads to a loss on a given contract.

In practice, specific work contracts and, especially, construction contracts often contain provisions providing for an adjustment of the contractor’s remuneration. The effect of such contractual provisions, however, will depend in practice on how precisely they define the basis for the adjustment, the relevant scope of time, the subject matter of the adjustment, the frequency of adjustments, and the degree of adjustment of remuneration. It should be borne in mind that provisions of this type will often make the valorization dependent on undertaking certain actions within specified time limits.

As regards construction contracts, the best known example of such a clause is sub-clause 13.8 of the FIDIC standard contract. Its effectiveness depends on the inclusion in the contract of a list of components, a price change of which may be the basis for a remuneration modification. The protection of the contractor’s interests will often depend on the right choice of components. Exercising the right granted by the above mentioned sub-clause will depend on submitting a claim by the contractual deadline and in a manner compliant with the contractual requirements.

Amending the contract

In the absence of an adjustment clause in a contract, the only way to increase the remuneration is to have the contract amended. This can always be achieved via a separate agreement between the parties. The key thing to remember is the importance of observing the proper form required under the original contract. The contract may be amended after given increased costs have been incurred, as well as before. When amending the contract, it should be borne in mind that the current increases may be temporary and that a subsequent decrease of prices cannot be completely excluded, at least in the short term.

It might appear that the ordering party would not be interested in increasing the remuneration. In practice, however, it is often in its interest to have the contract performed effectively, especially in the case of larger projects – the lack of an increase could lead to serious delays in completion of the ordered works. What is more, the ordering party must take into account the possibility of the contractors forcing the change upon them through court action. Such possible actions are discussed in the next section.

A request for a pay rise must be carefully prepared, documented, and well thought out, with the prospect of possible court action in mind. The same applies to the ordering party’s response.

In the case of public procurements, the rule is that a contract may be amended only in the cases indicated in the statutory regulations. The most important of such situations is when the possibility and grounds for change have already been specified in the original contract that is to be amended. Contractors should remember that most clauses currently in use make valorization dependent on the contractor’s initiative and submission of the appropriate documentation and calculations justifying the valorization.

The mechanisms currently applied by public ordering parties usually set an upper limit for valorization, which may be inadequate for the current cost increases. Therefore, another instance when an amendment is possible is gaining more attention. It regards the need for change resulting from extraordinary circumstances, impossible to foresee at the time at which the contract was concluded. It appears that the sudden price changes caused by the war in Ukraine constitute such an extraordinary circumstance.

Public contractors should also follow the ongoing legislative work on the bill currently being drafted to expand the possibilities for adjusting remuneration under public contracts.

Judicial modification of remuneration

If reaching an agreement with their employer proves impossible, contractors have another option. They may apply to a court for a judgment adjusting the remuneration. When doing this, they should always remember that the court is not bound by the exact demand. When deciding the case, the court may modify the contract in a different manner than that requested, or even dissolve the agreement. Even if the court goes in the direction of increasing the remuneration, there is no guarantee that this increase will be sufficient to avoid the loss on the contract, let alone to guarantee the expected profit.

In the case of a lump-sum remuneration, the condition for an increase by the court is that it is found that there has been a change of circumstances, in particular in the cost of performing the contract, which could not have been foreseen at the time at which the contract was concluded, and which threatens a glaring loss on the part of the contractor in the event of performing the contract (cf. Art. 632 § 2 of the Polish Civil Code). The change of circumstances must be of a permanent nature from the point of view of the obligation performed. In other words, an increase of prices, even sudden, in the course of performance of the contract will not constitute grounds for increasing the remuneration if in a relatively short period of time similar decreases in those prices are likely to occur. Not each and every loss constitutes a glaring one, the possibility of which is always a risk of business activity. Instead we must be dealing with a loss of such a size that a prudent entrepreneur could not have reasonably expected it to occur when concluding the contract. Sometimes, however, the courts interpret the concept more favorably for contractors, by relating it to the assumed profit under the contract.

Remuneration based on a cost estimate may be changed on similar grounds (cf. Article 3571 of the Polish Civil Code), however the relevant regulations additionally require that the change of circumstances must not only have been unforeseeable at the time when the contract was concluded, but also be of an extraordinary nature. It is debatable whether this additional condition actually leads to any significant differences in the scope of the application of the two recourses. It is possible, however, that for an increase in the cost-related remuneration, the courts will take a more stringent approach as to whether the recent price increase is of an extraordinary, unprecedented nature.

If a contractor decides to go to court, the case should be prepared very carefully. It will be important to document in detail the increase in the cost of performing the contract, as well as the circumstances that confirm that this increase could not have been expected at the time the contract was concluded. As court proceedings tend to be lengthy, it seems critical to try to obtain adequate security for the demand sought. In any case, the lawsuit should be filed before the contract has been fully performed.

Poinformuj znajomych

Polityka prywatności i plików cookies

KLAUZULA NFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest LEGALIO Pietrzak Markowicz Lewandowska Lubaś sp. j. z siedzibą w Warszawie (00-342), ul. Topiel 23, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Reje-stru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000874696, NIP 5272944924, RE-GON 387767552 (“LEGALIO”).

LEGALIO przetwarza dane osobowe takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa stanowiska. Dane osobowe przetwarzane są przez LEGALIO na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w szczególności w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) oraz w ustawie z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. LEGALIO zachowuje dane osobowe w poufności i zabezpiecza je przed niepowołanym dostępem osób trzecich na zasadach określonych w tych aktach prawnych.

Zakres i cele przetwarzania danych osobowych

W ramach swojej działalności LEGALIO zbiera i przetwarza dane osobowe dla celów:

  • wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez LEGALIO jako admini-stratora danych, w szczególności zaś w celach związanych ze świadczeniem usług na rzecz klientów, informowaniem klientów lub potencjalnych klientów o zmianach w przepisach prawa lub o praktyce ich stosowania oraz z prowadzeniem pozostałej korespondencji, nawiązywa-niem i utrzymywaniem kontaktów z klientami, potencjalnymi klientami, kontrahentami lub też innymi podmiotami, a także w celu umożliwienia korzystania z profili LEGALIO prowadzonych na portalach społecznościowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • negocjowania, zawierania i wykonywania umów z klientami i innymi podmiotami lub dla pod-jęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • prowadzenia procesów rekrutacyjnych oraz wykonywania obowiązków prawnych związanych z zatrudnieniem – na podstawie, odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. a, art. 6 ust. 1 lit. c, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 

Przekazywanie danych osobowych innym podmiotom

W związku z prowadzoną przez LEGALIO działalnością dane osobowe mogą być udostępniane pod-miotom zewnętrznym, przy pomocy których ta działalność jest prowadzona, w szczególności dostaw-com usług księgowych, IT, marketingowych, operatorom pocztowym, kurierom, itp. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych osobowych opartego o prawnie uzasadniony interes LEGALIO, dane osobowe przetwarzane będą przez okres umożliwiający realizację tego prawnie uzasadnionego interesu.

Gdy przetwarzanie danych osobowych następuje dla celów negocjowania, zawarcia lub wykonania umowy, dane osobowe są przetwarzane przez okres negocjowania i zawierania umowy, ewentualnie także wykonywania umowy, do czasu niezbędnego do ewentualnego ustalenia lub dochodzenia roszczeń, ewentualnie obrony przed roszczeniami, a po tym okresie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych następuje dla wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, okres przetwarzania danych wynikać będzie z treści tych obowiązków. Dane osobowe przetwarzane będą do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu w tym zakresie, ewentualnie cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w sytuacjach, gdy taka zgoda jest jedyną podstawą przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane w ramach wykonywania zawodu adwokata albo radcy prawnego będą przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w związku z którym dane osobowe zostały zgromadzone.

Prawa osób, których dane osobowe są przetwarzane

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

  • prawo do dostępu do danych osobowych oraz informacji o ich przetwarzaniu, w szczególności o celach i podstawach prawnych przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, zakresie przetwarzanych danych osobowych oraz podmiotach, którym dane osobowe są ujawniane;
  • prawo do uzyskania kopii przetwarzanych danych osobowych;
  • prawo do sprostowania danych osobowych;
  • prawo do usunięcia danych osobowych, których przetwarzanie nie jest niezbędne dla celów,
  • dla których dane te zostały zebrane;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub udzielonej zgody, polegające na możliwości żądania wydania danych osobowych dostarczonych przez daną osobę i jej dotyczących w sposób ustrukturyzowany i w powszechnie używanym formacie;
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych;
  • prawo do wycofania w każdej chwili zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzane są one na podstawie takiej zgody, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych mającego miejsce przed wycofaniem zgody;
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych.

Prawa te mogą jednak nie przysługiwać osobie, której dane osobowe są przetwarzane w zakresie, w jakim ich wykonanie mogłoby prowadzić do naruszenia tajemnicy radcowskiej albo adwokackiej.

Brak wymogu podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podanie danych osobowych może być jednak niezbędne dla nawiązania i utrzymania kontaktu, prowadzenia korespondencji, zawarcia lub wykonania danej umowy lub dla otrzymywania informacji o zmianach w przepisach prawa lub praktyce ich stosowania.

Brak profilowania danych osobowych

Dane osobowe nie są przedmiotem profilowania ani innego zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Zasady dotyczące plików cookies

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika strony internetowej i przeznaczone są do korzystania z podstron tejże strony. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

  • dostosowania zawartości strony internetowej do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika strony internetowej i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
  • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy strony internetowej korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury
    i zawartości;
  • utrzymanie sesji użytkownika strony internetowej (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie strony internetowej ponownie wpisywać loginu i hasła.
 

Na tej stronie internetowej stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

W ramach strony internetowej stosowane są lub mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:

  •  „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
  • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
  • „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych strony internetowej;
  • „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik;
  • „analityczne” – np. Google Analytics , które zbierają informacje na temat odwiedzin strony, takie jak podstrony, czas spędzony na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics.
 

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy strony internetowej mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika strony internetowej. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Korzystanie ze strony oznacza zgodę na umieszczanie plików cookies na urządzeniu użytkownika. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.

Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym użytkownika strony internetowej i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem strony internetowej reklamodawców, partnerów, firmy analityczno-badawcze oraz dostawców aplikacji multimedialnych.

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.

Logi obejmują m.in. adres IP użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym. Logi mogą być zapisywane i przechowywane są na serwerze.

Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez nas w celu identyfikacji użytkownika.

Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

Strona wykorzystuje pliki cookies w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie. Ustawienia przechowywania cookies można zmienić w przeglądarce. Więcej informacji…