Nowa rzeczywistość w działaniu rad nadzorczych od 13 października 2022 r.

Z dniem 13 października 2022 r. wejdą w życie nowe przepisy regulujące działanie rad nadzorczych spółek kapitałowych. Będą one miały fundamentalne znaczenie dla sytuacji członków tych organów, sposobu sprawowania ich funkcji i odpowiedzialności z tym związanej. Wywołują one także potrzebę refleksji wspólników (akcjonariuszy) nad sposobem dostosowania działania spółki do wprowadzonych zmian.

Obowiązki i odpowiedzialność członków rad nadzorczych

Po wejściu w życie znowelizowanych przepisów nie powinno być wątpliwości, że dołożenie należytej staranności przy sprawowaniu swojej funkcji jest odrębnym obowiązkiem członków rad nadzorczych. Chodzi przy tym o podwyższoną staranność odpowiednią do zawodowego charakteru tej funkcji. Nowe przepisy wyraźnie wskazują też na obowiązek lojalności członków rady nadzorczej wobec spółki. Naruszenie tych obowiązków przez członka rady nadzorczej będzie mogło być podstawą jego odpowiedzialności wobec spółki, nawet jeżeli nie zostały naruszone żadne inne przepisy prawa lub postanowienia umowy (statutu) spółki. Do tej pory było to przedmiotem sporów.

Jednocześnie ustawodawca uelastycznił odpowiedzialność członków organów spółki poprzez wyraźne uregulowanie tzw. business judgment rule. Nowe przepisy zwalniają członka rady nadzorczej od odpowiedzialności wobec spółki za wyrządzoną spółce szkodę, jeżeli tylko działał on lojalnie wobec spółki i w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. To uzasadnione ryzyko ma być oceniane z uwzględnieniem informacji, analiz i opinii, których zasięgnięcia w danym wypadku można było oczekiwać.

Obie zmiany mają duże znaczenie dla sposobu działania rad nadzorczych i ich poszczególnych członków. Wzmagają one potrzebę poprzedzenia podejmowania decyzji zgromadzeniem odpowiedniego materiału i należytego udokumentowania tego procesu.

Pozyskiwanie dokumentów i informacji przez radę nadzorczą

Rozszerzeniu ulegnie krąg osób, od których rada nadzorcza będzie mogła żądać przedstawienia dokumentów i informacji. Oprócz członków zarządu oraz pracowników spółki do ich przekazywania zobowiązani będą również prokurenci, a także osoby regularnie wykonujące na rzecz spółki czynności na innych podstawach niż umowa o pracę. Nowe przepisy przewidują dwutygodniowy termin na wykonanie żądania rady nadzorczej w tym zakresie.

Dodatkowo w spółkach akcyjnych zarządy będą zobligowane do przedstawienia szeregu informacji bez odrębnego wezwania ze strony rady nadzorczej. Będzie to dotyczyło w szczególności uchwał zarządu, a także okoliczności istotnych dla spółki lub jej majątku. Obowiązek ten może być wyłączony lub ograniczony statutem spółki. Można obawiać się, że tam gdzie takiego wyłączenia nie będzie, zarząd spółki – dla swojego bezpieczeństwa – będzie miał pokusę przekazywania radzie nadzorczej jak największej ilość informacji, niezależnie od ich prawdziwej wagi. Może to znacznie utrudnić sprawowanie nadzoru.

Możliwość powołania doradcy rady nadzorczej

Uznając, że sprawowanie nadzoru wymaga wiedzy specjalistycznej, której nie można zawsze oczekiwać od członków rady nadzorczej, ustawodawca wprowadził instytucję doradcy rady nadzorczej. Doradcą będzie podmiot, któremu rada nadzorcza, działając w imieniu spółki, będzie mogła zlecić zbadanie określonej sprawy, sporządzenie analizy lub opinii. Co istotne dla wykonywania nadzoru, do powołania doradcy nie będzie potrzebna zgoda czy nawet wiedza kontrolowanego zarządu spółki.

Funkcjonowanie tej instytucji w danej spółce będzie jednak zależało od samych wspólników (akcjonariuszy). W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zatrudnienie doradcy przez samą radę nadzorczą będzie bowiem wymagało wprowadzenia odpowiedniego zapisu do umowy spółki (opt in). W spółce akcyjnej zaś możliwość taka będzie mogła zostać ograniczona lub wyłączona w statucie (opt out).

Sposób działania rad nadzorczych i rola przewodniczącego

Nowe przepisy wyraźnie regulują rolę przewodniczącego rady nadzorczej. Będzie on ustawowo zobowiązany do kierowania i należytego organizowania prac rady nadzorczej, w tym jej zwoływania w uzasadnionych przypadkach. Zwołanie będzie następowało w drodze zaproszeń, których minimalną treść określają znowelizowane przepisy, wymieniające w szczególności czas i miejsce posiedzenia oraz jego porządek.

Dopuszczono możliwość podejmowania uchwał rady nadzorczej w sprawach nieobjętych porządkiem obrad wskazanym w zaproszeniach. Możliwość taka nie będzie przy tym zależała od obecności wszystkich członków rady na posiedzeniu. Tylko członkowie obecni na posiedzeniu będą mogli sprzeciwić się podjęciu uchwały w sprawie nie objętej porządkiem obrad. Członkowie rady nadzorczej, którzy z jakichkolwiek powodów nie wzięli udziału posiedzeniu, mogą być zaskoczeni podjęciem pod ich nieobecność uchwał w sprawach nieujętych w przedstawionym im porządku obrad. Możliwość podjęcia uchwały w sprawie nie objętej porządkiem obrad będzie mogła być wyłączona w umowie (statucie) spółki.

Na nowo uregulowano częstotliwość posiedzeń rad nadzorczych. Ustalono, że powinny się one odbywać nie rzadziej niż raz na kwartał.

W zmienionych przepisach wskazano także minimalną treść protokołów posiedzeń rady nadzorczej. Powinny one wskazywać w szczególności podejmowane uchwały, osoby obecne na posiedzeniu, wyniki poszczególnych głosowań oraz zdania odrębne zgłoszone w trakcie posiedzenia.

Obowiązek corocznego sporządzania sprawozdania z działalności rady nadzorczej

Nowelizacja wprowadza obowiązek rady nadzorczej corocznego sporządzania pisemnej informacji o działalności rady nadzorczej i przedstawiania jej wspólnikom (akcjonariuszom). W spółkach akcyjnych przewidziana została minimalna treść takiego sprawozdania. Powinno ono zawierać w szczególności ocenę sytuacji spółki oraz wykonywania przez zarząd obowiązków umożliwiających sprawowanie nadzoru. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością decyzję co do minimalnej treści sprawozdania pozostawiono wspólnikom, a w braku decyzji wspólników samym radom nadzorczym.

Zgoda na dokonywanie transakcji z podmiotami powiązanymi

W spółkach akcyjnych zgoda rady nadzorczej będzie wymagana do dokonania transakcji z powiązaną spółką, jeżeli wartość tej transakcji zsumowanej z innymi transakcjami zawartymi z tą samą spółką powiązaną w okresie roku obrotowego będzie przekraczała 10% sumy aktywów danej spółki akcyjnej. Zarząd będzie zobowiązany do przedstawienia radzie nadzorczej wskazanych w ustawie informacji mających znaczenie dla decyzji rady nadzorczej w sprawie wyrażenia zgody. Statut spółki może uchylić wymóg zgody rady nadzorczej dla takiej czynności.

Opisany tutaj obowiązek nie będzie miał zastosowania do spółek notowanych na rynku regulowanym. Podobnie nie będzie on znajdował zastosowania do tych spółek, które zdecydowały się działać w ramach tak zwanych grup spółek. Regulacja umożliwiające łączenie spółek z danej grupy kapitałowej w grupy spółek wchodzi w życie z tym samym dniem co zmiany dotyczące nadzoru. 

Udział biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej

Od 13 października 2013 r. rady nadzorcze będą zobowiązane zawiadamiać kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadził ustawowo wymagane badanie sprawozdania finansowego, o posiedzeniu poświęconym ocenie tego sprawozdania. Same spółki zaś będą zobowiązane zapewnić udział tego biegłego rewidenta, ewentualnie innego przedstawiciela firmy audytorskiej, w takim posiedzeniu celem przedstawiania radzie nadzorczej niezbędnych wyjaśnień. Oznacza to w praktyce potrzebę wprowadzenia do umów o badanie sprawozdania finansowego postanowień zobowiązujących biegłych rewidentów do udziału w takim posiedzeniu.

Powyżej przedstawiono jedynie najważniejsze z wchodzących w życie zmian w zakresie funkcjonowania rad nadzorczych. Niewątpliwie powodują one potrzebę przeanalizowania dokumentów korporacyjnych pod kątem ich dostosowania do nowych regulacji (umowy spółki, statuty, regulaminy). Dostosowania do nowych zasad wymagać będzie również praktyka wykonywania funkcji członków rad nadzorczych.

Poinformuj znajomych

Polityka prywatności i plików cookies

KLAUZULA NFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest LEGALIO Pietrzak Markowicz Lewandowska Lubaś sp. j. z siedzibą w Warszawie (00-342), ul. Topiel 23, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Reje-stru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000874696, NIP 5272944924, RE-GON 387767552 (“LEGALIO”).

LEGALIO przetwarza dane osobowe takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa stanowiska. Dane osobowe przetwarzane są przez LEGALIO na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w szczególności w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) oraz w ustawie z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. LEGALIO zachowuje dane osobowe w poufności i zabezpiecza je przed niepowołanym dostępem osób trzecich na zasadach określonych w tych aktach prawnych.

Zakres i cele przetwarzania danych osobowych

W ramach swojej działalności LEGALIO zbiera i przetwarza dane osobowe dla celów:

  • wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez LEGALIO jako admini-stratora danych, w szczególności zaś w celach związanych ze świadczeniem usług na rzecz klientów, informowaniem klientów lub potencjalnych klientów o zmianach w przepisach prawa lub o praktyce ich stosowania oraz z prowadzeniem pozostałej korespondencji, nawiązywa-niem i utrzymywaniem kontaktów z klientami, potencjalnymi klientami, kontrahentami lub też innymi podmiotami, a także w celu umożliwienia korzystania z profili LEGALIO prowadzonych na portalach społecznościowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • negocjowania, zawierania i wykonywania umów z klientami i innymi podmiotami lub dla pod-jęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • prowadzenia procesów rekrutacyjnych oraz wykonywania obowiązków prawnych związanych z zatrudnieniem – na podstawie, odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. a, art. 6 ust. 1 lit. c, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 

Przekazywanie danych osobowych innym podmiotom

W związku z prowadzoną przez LEGALIO działalnością dane osobowe mogą być udostępniane pod-miotom zewnętrznym, przy pomocy których ta działalność jest prowadzona, w szczególności dostaw-com usług księgowych, IT, marketingowych, operatorom pocztowym, kurierom, itp. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych osobowych opartego o prawnie uzasadniony interes LEGALIO, dane osobowe przetwarzane będą przez okres umożliwiający realizację tego prawnie uzasadnionego interesu.

Gdy przetwarzanie danych osobowych następuje dla celów negocjowania, zawarcia lub wykonania umowy, dane osobowe są przetwarzane przez okres negocjowania i zawierania umowy, ewentualnie także wykonywania umowy, do czasu niezbędnego do ewentualnego ustalenia lub dochodzenia roszczeń, ewentualnie obrony przed roszczeniami, a po tym okresie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych następuje dla wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, okres przetwarzania danych wynikać będzie z treści tych obowiązków. Dane osobowe przetwarzane będą do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu w tym zakresie, ewentualnie cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w sytuacjach, gdy taka zgoda jest jedyną podstawą przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane w ramach wykonywania zawodu adwokata albo radcy prawnego będą przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w związku z którym dane osobowe zostały zgromadzone.

Prawa osób, których dane osobowe są przetwarzane

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

  • prawo do dostępu do danych osobowych oraz informacji o ich przetwarzaniu, w szczególności o celach i podstawach prawnych przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, zakresie przetwarzanych danych osobowych oraz podmiotach, którym dane osobowe są ujawniane;
  • prawo do uzyskania kopii przetwarzanych danych osobowych;
  • prawo do sprostowania danych osobowych;
  • prawo do usunięcia danych osobowych, których przetwarzanie nie jest niezbędne dla celów,
  • dla których dane te zostały zebrane;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub udzielonej zgody, polegające na możliwości żądania wydania danych osobowych dostarczonych przez daną osobę i jej dotyczących w sposób ustrukturyzowany i w powszechnie używanym formacie;
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych;
  • prawo do wycofania w każdej chwili zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzane są one na podstawie takiej zgody, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych mającego miejsce przed wycofaniem zgody;
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych.

Prawa te mogą jednak nie przysługiwać osobie, której dane osobowe są przetwarzane w zakresie, w jakim ich wykonanie mogłoby prowadzić do naruszenia tajemnicy radcowskiej albo adwokackiej.

Brak wymogu podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podanie danych osobowych może być jednak niezbędne dla nawiązania i utrzymania kontaktu, prowadzenia korespondencji, zawarcia lub wykonania danej umowy lub dla otrzymywania informacji o zmianach w przepisach prawa lub praktyce ich stosowania.

Brak profilowania danych osobowych

Dane osobowe nie są przedmiotem profilowania ani innego zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Zasady dotyczące plików cookies

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika strony internetowej i przeznaczone są do korzystania z podstron tejże strony. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

  • dostosowania zawartości strony internetowej do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika strony internetowej i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
  • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy strony internetowej korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury
    i zawartości;
  • utrzymanie sesji użytkownika strony internetowej (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie strony internetowej ponownie wpisywać loginu i hasła.
 

Na tej stronie internetowej stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

W ramach strony internetowej stosowane są lub mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:

  •  „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
  • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
  • „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych strony internetowej;
  • „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik;
  • „analityczne” – np. Google Analytics , które zbierają informacje na temat odwiedzin strony, takie jak podstrony, czas spędzony na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics.
 

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy strony internetowej mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika strony internetowej. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Korzystanie ze strony oznacza zgodę na umieszczanie plików cookies na urządzeniu użytkownika. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.

Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym użytkownika strony internetowej i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem strony internetowej reklamodawców, partnerów, firmy analityczno-badawcze oraz dostawców aplikacji multimedialnych.

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.

Logi obejmują m.in. adres IP użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym. Logi mogą być zapisywane i przechowywane są na serwerze.

Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez nas w celu identyfikacji użytkownika.

Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

Strona wykorzystuje pliki cookies w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie. Ustawienia przechowywania cookies można zmienić w przeglądarce. Więcej informacji…